現代企業的經營管理離不開信息化，而信息化中會使用到各種管理軟件，OA軟件可以說是企業信息化的基礎軟件，對于沒有信息化應用基礎的企業，先上辦公自動化(OA)，有利于提高企業各級人員的信息化經驗與計算機方面的實際操作能力，有利于日后業務領域企業信息化工作的開展。
OA是組織行為管理軟件，實現單位內部的協同管理，強調人與人、部門與部門、跨組織間的協作管理，通過使用OA可以規范單位的內部管理，提升單位的辦公效率，完成單位內部的溝通與協作、信息與與資料的共享、文檔管理、工作流程(各類請示請示、匯報)等工作。
OA系統的使用門檻非常低，通過OA辦公系統實現多人、多部門、跨地域的協同辦公模式，使日常許多通過手工完成的事情，被計算機和網絡提供的功能所代替相比其他管理軟件，OA軟件具有以下明顯的特點：
一、OA軟件的使用范圍廣
OA軟件的使用和推廣是整個企業的全員行為，涉及到企業的各個部門，不同的崗位和對象，使用的范圍廣；OA軟件的使用門檻非常低，通過OA軟件實現多人、多部門、跨地域的協同辦公模式，使日常許多通過手工完成的事情，被計算機和網絡提供的功能所代替，從而節省紙質文件傳遞在時間和人力成本上的浪費，提高審批和業務處理的工作效率。
二、OA軟件以流程審批和工作流為核心
在OA中最具特點是以工作流為中心的各種審批流程，結合企業在行政組織架構上的要求，在流程定制中融入組織結構、人員、組別、角色、崗位等特征，實現靈活強大的定制結構體系，以滿足企業在公文審批方面的要求，如：收發文管理、企業的費用報銷、請假、采購等流程。通過OA可以建立企業內部通訊平臺， 實現工作流轉和事務處理的自動化，建立企業信息發布平臺，實現文檔管理的自動化、輔助辦公和實現分布式辦公。
由于使用系統的用戶眾多，不同用戶的崗位、角色、權限都不一樣，OA對權限的管理和控制要求比較高，這也是OA區別于其他管理軟件的一個特點，OA系統擁有強大的權限系統，可以作為一個應用的基礎軟件平臺，集成其他系統或業務模塊，如：CRM、ERP中的訂單采購、項目管理等。
三、OA軟件需求的廣泛性和多樣性
OA軟件不同于其他管理軟件的特點是需求廣泛性和多樣性，不少企業在實施OA系統的同時提出了很多具有企業業務和管理特色的功能要求。而這些功能要求往往已經超越了傳統的OA軟件所能解決的范疇，造成了對OA系統在實施范圍控制上的一個“模糊邊界”。
OA在某種程度上只能部分的標準化，在實際的實施過程中，OA的二次開發量可能會比較大，開發量需要根據最終提出的功能要求復雜程度而定，而且很多需求是在使用過程中不斷提出的。這個過程中也會牽涉到對所選擇的OA產品技術架構上的問題，如果這個核心架構不能滿足企業業務上的靈活要求，那么就意味著大量二次開發或全新開發的可能性。因此OA軟件的技術架構、擴展性等可以說是軟件生命力之根本。
四、其他
1、權限控制嚴謹
OA系統使用涉及到企業眾多的使用用戶和不同的角色崗位，對權限系統和權限的控制相對于其他管理系統比較高。
2、對OA擴展性要求高
OA軟件由于需求的廣泛性和多樣性，因此對系統的擴展性和二次開發能力有一定的要求，對軟件廠商后續持續的服務能力和要求比較高；
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